Poster - Versão Atualizada

POSTER

Primeira versão do poster de apresentação do nosso projeto, sendo que chamamos a atenção para que o mesmo ainda não foi avaliado.

Manual de instalação e utilização do Alfresco Community Edition

Instalação do Alfresco

1- Descarregar um dos seguintes ficheiros da aplicação. Existem duas versões do assistente de instalação, utilize a versão adequada ao seu sistema.
alfresco-community-installer-201604-win-x32.exe
alfresco-community-installer-201604-win-x64.exe
2- Fazer duplo-clique no ficheiro descarregado.
3- Na janela de seleção da linguagem escolher a linguagem de instalação. A linguagem por defeito é Inglês. Clicar em OK após a seleção da linguagem.
4- Na janela de preparação do Alfresco Community clicar Seguinte
5- Selecione a linguagem de instalação. Isto indica a linguagem a ser usada durante a restante instalação.
6- Na janela do tipo de instalação selecione como quer usar o assistente de instalação.
Existem dois tipos de instalação no assistente:
Fácil - Instala o Alfresco usando as opções e configurações por defeito. Este tipo de instalação requer apenas dois campos: localização da instalação e palavra-passe do administrador. Use esta opção para instalar o Alfresco com o seu ambiente por defeito.
Avançado – Instala o Alfresco e permite configurar as portas do servidor e as propriedades do serviço. Pode também escolher quais os componentes adicionais a instalar.
Para completar o tipo Fácil:
a) Selecionar Fácil e de seguida clicar em seguinte.
b) Na janela da pasta de instalação, clicar em seguinte para aceitar a localização por defeito.
c) Na janela da palavra-chave do admin, introduza a palavra-chave para o utilizador Administrador (admin).
d) Repita a palavra-chave e clique em seguinte.
e) Clique em seguinte nas restantes janelas do assistente.
f) Clique em finalizar para completar a instalação.
A janela de finalização do assistente de instalação apresenta caixas de seleção para determinar se vemos os ficheiros “Readme”, a página web “getting started ” e também se iniciamos o Alfresco. Por defeito estas opções são selecionadas e irão iniciar-se depois de clicar em “finalizar”. Se não quiser iniciar o Alfresco nesta altura, retirar a seleção na caixa de seleção “Iniciar o Alfresco Commmunity”.
7- Clicar em OK para fechar o “Readme”.
O servidor do Alfresco inicia-se e o Alfresco arranca no Browser.
Pode demorar alguns minutos para iniciar-se o servidor do Alfresco e o arranque no browser que ao abrir tenta conectar-se a http://127.0.0.1:8080/share.
8- Iniciar a sessão com o nome de utilizador admin. Introduzir a palavra-chave indicada na janela de palavra-chave do administrador.
O servidor do Alfresco é iniciado como um serviço do Windows.
Se não iniciou automaticamente o Alfresco no final do assistente de instalação, terá de dar início manualmente a todos os serviços.
Selecione All Programs> Alfresco Community> Alfresco Community Service> Start Alfresco Community Service
9- Para parar o Alfresco deverá finalizar todos os serviços.
Selecione All Programs> Alfresco Community> Alfresco Community Service> Stop Alfresco Community Service

Criar um Site

O Dashboard é a interface básica de interação com o sistema Alfresco. É como se fosse uma mesa de trabalho onde a informação é apresentada e organizada por meio dos Dashlets.
Dashlet é um conjunto de informações agrupadas apresentado no dashboard como uma pequena janela. Os utilizadores podem organizar dashlets em diferentes layouts e configurar teclas de atalho para cada dashlet.
Para criar um site é necessário estar posicionado no seu dashboard. Para garantir isso, clique em Home na barra de ferramentas posicionada no topo esquerdo da página. Para criar um site clique em Create  site no painel ou clique no link Create Site posicionado no dashlet My Sites.

Na janela para criação de site devem ser preenchidos alguns campos que serão utilizados na criação de seu novo site.
Name: título do site;
URL Name: uma sugestão do endereço do seu site. Não pode conter espaços nem caracteres especiais.
Visibility: Normalmente seu site tem acesso público (Public), sendo visível por todos os utilizadores, mesmo que eles não estejam associados ao site.
Num site Private o administrador convida os seus membros.
Num site Publico moderado (Moderated) o administrador controla os membros aceitando ou rejeitando os pedidos de adesão.
Normalmente o site tem acesso público (Public), sendo visível por todos os utilizadores, mesmo que eles não estejam associados ao site.
Após preencher as opções para a criação do site clique no botão OK. Um novo site será criado e será posicionado nele. Será o administrador (Manager) de todo o site que criar. No seu dashboard, o novo site será adicionado à lista de sites que aparecem no dashlet intitulado My Sites.

Após preencher as opções para a criação do site clique no botão OK. Um novo site será criado e será posicionado nele. Será o administrador (Manager) de todo o site que você criar. No seu dashboard, o novo site será adicionado à lista de sites que aparecem no dashlet intitulado My Sites.

Configurar/Personalizar um site

O dashboard do seu site apresenta todas as funções e atividades associadas ao seu site principal. Primeiramente certifique-se que esteja num site criado por você. Ele pode ser personalizado pelo proprietário do site através do botão Site configuration options> Customize Site no canto superior direito.

O Alfresco possui o conceito de componentes que você pode adicionar em seu site como uma funcionalidade de personalização. Nesta página você pode modificar o aspeto visual de seu site por meio da seleção de temas no campo Site Theme. Nessa página é possível ainda adicionar ou remover componentes, tais como:
Calendar - Permite agendar e acompanhar os eventos de todos os sites que possui ou dos quais é membro.
Wiki - Permite criar páginas web para um website colaborativo. Alguém que tenha acesso a este site pode contribuir ou modificar o conteúdo utilizando uma linguagem de marcação simplificada.
Discussions - É usado para enviar conteúdos relacionados com um site. Frequentemente possui a forma de questões ou comentários com as respetivas discussões.
Blog - Permite adicionar comentários, descrições de eventos e outros materiais relacionados com o seu site, tais como gráficos ou vídeos.
Links - Permite manter uma liste de links de páginas web relacionados ao site.
Data Lists - Permite criar e gerir listas com informações úteis para as tarefas relacionadas com o site.
Document Library - Permite armazenar e gerir de forma colaborativa qualquer conteúdo relacionado com o site, tal como documentos, arquivos multimédia (fotos ou vídeos) ou gráficos, etc.

Para incluir novos componentes no site arraste os ícones que inicialmente estão na área denominada Available Site Pages para a área Current Site Pages. Esses componentes vão aparecer no menu principal da página. Clique no botão OK para efetivar as alterações.

Personalização do ecrã inicial “Dashboard”e de um site do Alfresco

Inicialmente o seu dashboard possui quatro dashlets apresentados em duas colunas. Para alterar a aparência do seu dashboard, clique em Customize Dashboard no canto superior direito.

Na página denominada Customize User Dashboard é possível alterar o número de colunas de seu dashboard e selecionar e alocar os dashlets nessas colunas.
Clique no botão Change Layout e selecione um novo layout para o seu dashboard.

Clique no botão Add Dashlets para visualizar todos os dashlets disponíveis. Arraste o retângulo onde está escrito o nome do dashlet para a posição desejada nas colunas do seu dashboard.
Para efetivar as alterações realizadas clique no botão OK. Para cancelar as alterações clique no botão Cancel.

A personalização do dashboard do nosso site é efetuada do mesmo modo, apenas mudando o nome do botão para Customize Site Dashboard.

Editar o seu perfil

Na barra de tarefas é apresentado o nome do utilizador. Ao clicar no nome do utilizador é apresentado um menu. Ao clicar na opção My profile é apresentada a User profile page. Clicar em Edit no canto superior direito e vai ter á página para alteração do seu perfil. É possível alterar seus dados de identificação, tais como o seu nome, definir uma foto do utilizador, dados relativos a endereços para contato etc. Para alterar os dados do seu perfil clique no botão Edit Profile. Para alterar sua senha de acesso ao Alfresco, clique em Change Passsword.

Na janela info os dados estão agrupados por assunto:
About: dados básicos de identificação
Photo: Fotografia do utilizador
Contact Information: número de telefone fixo e telemóvel, endereços de email, Skype, etc.
Company Detail: dados da instituição onde trabalha.

Após o preenchimento dos vários campos, clique em Save Changes para efetivar as alterações efetuadas.

Criar utilizadores do Alfresco

Para criar utilizadores do Alfresco deve estar posicionado no dashboard como Administrador. De seguida clique em Admin Tools.

Na janela de Admin Tools existe uma seção para Utilizadores. Clique em Users.

Poderá ver os utilizadores existentes procurando por eles usando a opção Search. Para procurar todos os utilizadores existentes use o caracter %. Uma lista de todos os utilizadores é apresentada.

Pode clicar neles para ver mais detalhes. Pode também editar o seu perfil ou apagar completamente o utilizador do Alfresco.

De volta novamente ao ecrã de utilizadores pode criar novos utilizadores clicando em New User. Insira o Nome, Nome do Utilizador, E-mail e Palavra-chave. De seguida clique em Create User. Se quiser criar mais do que um utilizador clique em Create and Start Another para repetir o processo. Agora, quando fizer uma pesquisa o (s) nome(s) do(s) novo(s) utilizadores(s) aparecerá na listagem.

Convidar utilizadores para o Site

Após criar um novo site, pode convidar pessoas para se tornarem utilizadores do site. No dashboard do seu site clique em Add Users no canto superior direito ou clique em Add Users no dashlet Site members do seu site.

Na seção (1) Search for Users digite todo ou parte do nome de um utilizador Alfresco a convidar para ser membro de seu site e clique no botão Search. Na lista de utilizadores que será apresentada, selecione aquele que deseja convidar clicando no botão Select que aparece no lado direito da descrição do utilizador.

De seguida na seção (2) indique o nível de acesso do utilizador. Existem 4 niveis de acesso. Selecione um nível de acesso. Poderá ver informações sobre cada um dos níveis clicando no botão i do lado direito do botão Set all rules to. Este botão permite se preferir, definir a mesma função para todos os seus convidados por meio da lista que aparece ao clicar nesse botão.

Repita o processo para convidar vários utilizadores. Após ter selecionado o nível de acesso o botão Add Users na seção (3) ficará ativo. Clique neste botão para efetivar o convite. O utilizador será adicionado à lista de utilizadores do site. O convite será enviado para o e-mail do utilizador.

Criar conteúdo no site

Criar conteúdo do seu computador para o Alfresco é simples. Pode carregar um ficheiro ou vários ficheiros de uma só vez. No dashboard do seu site clique em Document Library.

Pode selecionar o ficheiro que quer carregar ou então criar uma nova pasta.

Para criar uma nova pasta clique em Create e selecione Folder. Abre-se uma janela e preencha o Nome, Título e Descrição. Após isto clique em Save.

Quando estiver na localização onde que incluir o ficheiro, por exemplo uma Pasta, tem duas opções. Pode clicar em Upload ou arrastar e largar os ficheiros do computador diretamente para a Document Library do seu site.

Visualizar documentos da biblioteca ( Document Library )

Existem recursos de visualização que permitem que veja um documento diretamente no sistema, sem precisar fazer o download para o computador. Para documentos contendo várias páginas, existem igualmente recursos de navegação que permitem que se visualize todas as páginas. São exibidos detalhes dos documentos e é possível aos membros do site adicionar comentários sobre o item que está sendo visualizado. Existem diversas funcionalidades disponíveis:
1. Estando na Document Library, clique na miniatura do documento para apresentar uma página com detalhes do documento.
No lado esquerdo da página será apresentado o nome do documento selecionado. Acima pode ver informações básicas do documento: pasta onde o documento está armazenado; nome do documento; versão; o utilizador que modificou esse documento pela última vez; data e hora da última modificação.
 Um ícone indica o tipo de arquivo desse documento. Quando o documento possui um tipo de arquivo (extensão) não reconhecido, um ícone genérico é mostrado.

Um botão Download posicionado no lado direito do cabeçalho do documento permite fazer uma cópia desse arquivo no computador. Acima do documento aparece três ações:
Favorite: adicionar este documento à sua lista de documentos favoritos.
Like: sinalizar que você “gostou” do documento e apresenta um contador de quantas pessoas gostaram desse documento.
Comment: adicionar comentários ao documento.
Share: Partilhar o documento por meio do envio para um e-mail, para o Facebook, o Twitter ou para o Google+.
O lado direito da página exibe os detalhes do documento, assim como todas as ações que se pode realizar sobre ele. As informações e ações estão agrupadas em seções que podem ser expandidos e recolhidos para que se veja apenas a informação que lhe interessa.
Os comentários (Comments) sobre o documento são apresentados abaixo dele.
Quando um documento possui muitas páginas o sistema fornece um conjunto de botões que permitem visualizar e aceder rapidamente a uma determinada página.
Altere o tamanho como achar necessário utilizando as ferramentas posicionadas acima do documento.
Do lado direito do documento é possível expandir ou esconder as diversas seções para visualizar informações de seu interesse.
Document Actions: apresenta uma lista de ações que podem ser realizadas no documento.
Tags: apresenta uma lista de tags (marcações) associado ao documento.

Share: apresenta o URL da página atual. Selecione e copie este link para partilha-la com outros utilizadores por meio de uma mensagem de e-mail ou por meio de uma mensagem instantânea. Existe a possibilidade também de colar o link em outro site.

Properties: apresenta as propriedades básicas do documento corrente.

Permissions: permite atribuir restrições de acesso especificamente para o documento.

Workflows: apresenta os de fluxos de trabalho a que este documento está incluído. Caso queira inserir o documento em um determinado tipo de Workflow, clique no ícone Start Workflow.

Version History: apresenta os detalhes das versões anteriores desse documento.

Executando ações sobre os documentos (seção Document Actions)

Download - Copia o arquivo para o seu computador.
View in Browser - Apresenta o documento no Browser (Chrome, Firefox, etc).
Edit in Google Docs – Edita o documento usando o Google Docs.
Edit in Microsoft Office – Edita o documento usando o Microsoft Office.
Edit Properties - Altera informações sobre o arquivo (Metadados).
Upload New Version - Permite fazer upload de uma nova versão do documento.
Edit Offline - Realiza um download do documento e o bloqueia no sistema. Só é desbloqueado após realizar a ação Upload New Version.
Copy to... - Permite copiar o documento para outro site e/ou outra pasta.
Move to.. - Move o documento para outro site e/ou outra pasta.
Delete Document - Elimina o documento.
Manage Permission - Permite alterar as permissões desse documento.
Start Workflow - Inicia um workflow.
Manage Aspects - Permite configurar os campos das informações sobre o documento (Metadados).
Change Type – Altera o tipo do documento.
Become Owner – Permite passar a ser-se o “dono” do documento podendo alterar/adicionar restrições de acesso.

Gerir versões de um documento

No Alfresco temos visibilidade total do historial dos nossos ficheiros e podemos nos movimentar pelas diferentes versões dos documentos. Quando adicionamos um ficheiro no Alfresco, ao passarmos o cursor do rato em cima do documento em Document Library, podemos ver apresentado o número da versão.

Podemos também prever o ficheiro e ver o número da versão do documento no canto inferior direito.

De cada vez que o documento é alterado, o número da versão também altera. Por exemplo, pode-se carregar uma nova versão do documento, clicando em Upload New Version e quando o fizer tem a opção de registar como uma alteração pequena ou grande ( Minor Changes ou Major Changes ). Selecione um ficheiro e clique em Upload e verá que o numero da versão foi atualizado.

No canto inferior direito pode ver o historial das várias versões. Existem também opções para fazer o download, upload, ver propriedades e reverter. O historial das versões é registado independentemente do utilizador que fizer as alterações. Qualquer utilizador com o devido nível de acesso pode reverter para qualquer das versões anteriores. Para isso clique no icon de  Revert selecionar uma grande ou pequena versão, pode adicionar comentários e depois clicar em OK.

Como criar Workflows ( Tarefas )

No Alfresco podermos criar tarefas e workflows de modo a conseguirmos gerir o que nós ou outros utilizadores necessitam de fazer. Quando nos é atribuída uma tarefa, consegue-se visualiza-la no nosso Dashlet My Tasks ou na página My tasks.

Para criar uma nova tarefa clique em Tasks e de seguida em My Tasks.

De seguida selecione Start Workflow.

Agora selecione o tipo de workflow. Existe um número variado de opções, incluindo vários tipos de revisão e aprovação. Pode atribuir uma nova tarefa a um ou vários utilizadores. Na mensagem deve descrever claramente os requisitos da tarefa. Depois selecione uma data para estabelecer o prazo limite e um tipo de prioridade. A prioridade pode ser, baixa, media ou alta.
 
De seguida selecione o(s) utilizador(es) a quem a tarefa será atribuída clicando no botão Select imediatamente abaixo de Reviewer. Pode inserir o nome total ou parcial do(s) utilizador(es) e fazer a pesquisa dele(s) e depois de os encontrar clicar no icon + para os selecionar e clique em OK.

Agora, não é obrigatório, mas pode adicionar documentos (items) para liga-los a uma tarefa. Para tarefas de revisão e aprovação, quererá adicionar um documento para ser revisto e aprovado. Simplesmente clique em Add e depois procure o item até o encontrar. Após o ter encontrado clique no icon + para adicionar á tarefa e em seguida clique em OK. Pode também selecionar se envia ou não um e-mail de notificação ao(s) utilizador(es) , para que um e-mail seja enviado automaticamente aos utilizadores de cada vez que uma tarefa lhes é atribuída. No final clique em Start Workflow. Um e-mail será enviado ao(s) utilizador(es) a informar de que uma tarefa lhe(s) foi atribuída.

A tarefa foi atribuída ao utilizador que consegue visualizar no  Dashlet My Tasks ou na página My tasks.

A nossa escolha - Alfresco

3ª apresentação from mfsmsl

Fundamentação de escolha

Após termos analisados vários programas de gestão documental, escolhemos como software para ser usado no gabinete de gestão da qualidade da ESEIG o Alfresco. Este SGD destacou-se logo de início devido à sua elevada intuitividade e interface com aspeto gráfico simples mas bastante funcional e atrativo. A curva de aprendizagem revelou-se bastante amigável permitindo tirar partido das várias funcionalidades e opções de modo descontraído e forma natural.

A opção de se poder usar os workflows pré-definidos foi uma mais-valia revelada por este SGD e que pesou bastante na nossa decisão. De fato os workflows pré-definidos são do âmbito de revisão/aprovação de documentos, o que correspondia às nossas necessidades e requisitos por nós enumerados durante este estudo.

Sendo este SGD disponibilizado em edições profissionais e comunitárias, revela uma grande flexibilidade e longevidade. Juntando a isto o fato de haver uma enorme comunidade de utilizadores/produtores, torna este SGD ideal para organizações com dimensões variadas, que vão desde o simples gabinete a uma grande instituição. As funcionalidades por nós exigidas e obrigatórias, tais como criação/gestão de versões diferentes dos vários documentos estão presentes e revelaram-se simples e práticas, podendo a qualquer momento reverter o documento para uma das versões anteriores ou ver as várias versões dos documentos, uma vez que estes continuam presentes no repositório documental.

A integração com várias aplicações do Microsoft Office ou Google Docs é outro ponto forte que encontramos neste SGD. Temos á nossa disposição a possibilidade de editar/criar documentos em qualquer uma destas plataformas ou usando o próprio Alfresco havendo também a possibilidade de o editarmos em modo offline.

Quanto ao nível de personalização, este SGD permite-nos modificar quase todos os aspetos quer do interface gráfico como também dos próprios documentos. Editando ou acrescentando funcionalidades no nosso “painel de controlo” a vários níveis, mais uma vez esta funcionalidade é de uso simples e intuitivo.

Além de todas estas funcionalidades o Alfresco permite a inclusão de vários “add-ons” ou seja de pequenas aplicações que aumentam as funcionalidades ou o modo como a informação é apresentada. No entanto esta opção mostrou ser bastante difícil de implementar ou de executar, uma vez que requer seguir uma série de ações que requerem algum nível de conhecimento que vão para além de um simples utilizador. Este é um ponto negativo, levando a que seja frustrante tentar instalar um destes “add-ons”, obrigando a pesquisar por ajuda nos vários fóruns e tutoriais existentes.

Apesar de ser muito difícil instalar estas funcionalidades “extras”, o Alfresco cumpre com os requisitos por nós enumerados de forma relativamente fácil e efetiva. Mostrou ser um SGD que pode ser usado na prática e de modo eficaz, mostrando ser ao mesmo tempo poderoso e flexível com inúmeras opções e funcionalidades realmente úteis sem ser apenas em teoria. Além disso, o acesso simples e fácil aos vários tutoriais, nomeadamente em formato vídeo, permite que consigamos realizar as mais variadas operações e aprender outras de modo intuitivo e efetivo.

O Alfresco é assim a nossa escolha para ser usado no GGQ não só por ser o programa que mais pontos obteve na nossa tabela do estudo comparativo, mas também porque na prática revelou-se realmente aplicável e funcional de modo relativamente fácil e intuitivo.

Tabela de Estudo de Software

Depois de um estudo dos Software's, que pensamos mais se adaptarem às nossas necessidades, os resultados obtidos estão expressos na tabela seguinte.

Como se pode verificar o Software que mais se destacou foi o Alfresco, no entanto o Moredata e Filedoc também se destacaram.

Estudo realizado aos software's

Todos os softwares de gestão documental (SGD) que foram alvo deste estudo, cumpriam a esmagadora maioria dos inúmeros requisitos previamente descriminados durante a fase de investigação. Assim, esta seleção teve em conta os critérios de escolha inumerados após essa fase, com vista a selecionar o SGD que melhor se adequava ao órgão onde o mesmo será implementado.

Os SGD eram vários e alguns bastante distintos entre si no tipo e maneira de gerir as várias fases documentais. Uns eram mais apropriados a grandes empresas com um enorme fluxo documental e bastante caros do ponto de vista comercial, outros eram disponibilizados em versões gratuitas ou comunitárias, mas bastante simples e limitados, pelo que tentou-se obter um equilíbrio entre funcionalidade e economia.

O software PHC ControlDoc por exemplo era bastante completo, mas também bastante complexo, destina-se prioritariamente a grandes organizações com elevado fluxo documental. Além disso, este SGD vinha em forma de módulo para ser usado com o software original PHC, o que o torna bastante caro, uma vez que apenas era disponibilizada a versão comercial. Como principais características destacavam-se a gestão documental completa integrada com o Software PHC, compatível com scanners para transformação rápida de documentos em papel para documentos digitais. Nas gamas Advanced e Enterprise possuía a funcionalidade do workflow organizacional. Acessos pré-definidos para consulta e manipulação dos documentos.

Por outro lado, o software MoreDoc era disponibilizado nas duas versões, comercial e gratuita. No entanto apesar de ser simples e de fácil utilização, foi concebido principalmente para a gestão de expediente das organizações. Destacava-se pela interface web, necessitando apenas de um posto de trabalho com acesso à rede e browser web, arquivo eletrónico de documentos digitalizados, gestão de tarefas e encaminhamento, serviço de expediente, registo de saídas, registo de circulação interna e gestão do plano de classificação. A versão comunitária perdia funcionalidades importantes, tais como associar um dossiê ao documento, gestão de dossiês, gestão de permissões e gestão de entidades.

O M-Files revelou-se um bom sistema de gestão eletrónica de documentos, mas também este direcionado a grandes empresas com ambientes exigentes. Como ponto forte destacou-se a Integração com o Windows. O M-Files está perfeitamente integrado com o Windows Explorer, fornecendo uma interface de utilizador que é instantaneamente familiar a todos e fácil de aprender e usar. O M-Files suporta todos os aplicativos do Windows tais como o Office, Word ou Excel, CAD, soluções de contabilidade, faturação, Stocks, etc. É uma característica importante porque permite que os utilizadores trabalhem de maneira que sempre o fizeram, utilizando os comandos padrão do Windows que já conhecem e utilizam todos os dias, necessitando de pouca, ou nenhuma, formação. Destacou-se ainda por permitir gerir e controlar as versões dos documentos e o seu histórico. Este SGD estava apenas disponível na versão comercial, sendo bastante poderoso, mas também algo oneroso, apesar de a relação preço/qualidade ser boa. No entanto achou-se que este SGD excedia largamente as necessidades do GGQ.

Continuando com SGD comerciais, o ClickDoc é um software direcionado principalmente para a gestão documental de arquivos, bibliotecas e centros de documentação. Os programadores tiveram inclusive em conta as recomendações da DGLAB / TT - Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e da Biblioteca / Torre do Tombo. Este SGD está dividido por diversos “módulos” o que por si só não se revelou prático. Por exemplo, no software de gestão documental não incluía a circulação de documentos, ou seja, o workflow, que teria de ser complementado com o “módulo” especifico. 

O SGD Nuxeo disponibilizado de forma gratuita com opção de subscrição comercial para apoio técnico revelou-se ser poderosa e funcional. No entanto a curva de aprendizagem é algo elevada apesar da grande quantidade de documentação de apoio existente. O Nuxeo é uma plataforma onde se pode criar várias projetos ou aplicações. A instalação apresenta alguns problemas nomeadamente termos de instalar o Visual C++ Redistributable for Visual Studio 2012. Este SGD disponibiliza as principais funções exigidos para o nosso projeto, mas as dificuldades iniciais e o tempo que foi necessário investir para o explorar minimamente foi um ponto muito desfavorável.

 Quanto ao Mytho revelou-se ser um SGD muito complexo, concebido mais uma vez para grandes corporações. Tal como o PHC ControlDoc apenas consegue-se a versão comercial, igualmente dispendiosa uma vez que foi idealizada para poder integrar-se com o software Primavera. Ou seja, é um SGD profissional e excedia largamente os requisitos e as funcionalidades para o nosso caso em particular.

O Filedoc demonstrou grandes semelhanças com o M-Files, partilhando assim das suas vantagens mas também das desvantagens. Concebido para grandes volumes documentais em ambientes exigentes, e com bom aspeto gráfico, o Filedoc é um SGD composto por vários módulos que cumpre, objetivos distintos. Possui um interface amigável e de simples utilização, possibilitando o acesso a partir de qualquer equipamento que possua um browser Internet. Este foi o único SGD que refere e afirma cumprir os requisitos para um sistema de gestão de documentos eletrónicos (MoReq2). Mais uma vez este é um que SGD excede largamente as necessidades por nós exigidas, sendo no entanto bastante completo para grandes empresas com fluxo documental elevado e com necessidade de funções avançadas como leitura de código de barras ou assinatura digital por exemplo.

Quanto ao SGD Idok, este é aparentemente simples e funcional. Com um aspeto gráfico bastante simples e sóbrio mas também bastante completo. No entanto, após algum tempo a explorar este SGD, a sensação que se fica é que falta-lhe intuitividade e também revelou-se mais apropriado a instituições com serviço de expediente, ou seja, registo de documentos, entradas, saídas, faturas, etc. Como ponto negativo que “saltou” de imediato foi o fato de não possuir workflows pré-definidos havendo necessidade de ser criado especificamente pelo utilizador. Esta ferramenta também aparentemente fácil de se usar, mostrou ser difícil e até frustrante uma vez que os “ícones” não respondiam quando se clicava neles. De todos os SGDs pagos este era o mais acessível em termos económicos.

Passando agora para os SGD gratuitos, o LogicalDOC mostrou ser de início algo complexo e difícil de utilizar, mas após algum tempo notou-se alguma intuitividade de utilização. Também concebido para empresas com elevado volume documental, mostrou ser bastante completo, mas na sua versão comercial. De fato existem muitas funcionalidades que se perde na versão gratuita, sendo este um dos pontos negativos principais.

O Opendocman mostrou ser um SGD acessível mas também extremamente simples. O interface é bastante sóbrio e com gráficos básicos, este SGD cumpre os requisitos mínimos mas sem grandes expectativas. Apesar das funcionalidades básicas estarem todas presentes, este SGD mostrou ser algo “simplista” em demasia. Requer no entanto alguma habituação para se tirar partido do software. Este SGD mostrou assim ser um programa que qualquer um pode usar, independentemente do grau de conhecimento do utilizador ou da dimensão da instituição. Existe a possibilidade de adicionar “plugins” que aumentam as funcionalidades do SGD sendo que a maior parte são funcionalidades que requerem pagamento.

Para finalizar este estudo comparativo analisámos o Alfresco. Este SGD mostrou logo de início uma intuitividade bastante superior aos outros programas, um interface simples mas bastante funcional, graficamente agradável e com funcionalidades que iam de encontro às nossas necessidades. Disponível nas versões comunitárias e profissional (MoreData) este SGD vem com vários tutoriais de rápido e fácil acesso. Após algum tempo já o estávamos usando sem grandes dificuldades, revelando uma curva de aprendizagem inicial bastante agradável. Como ponto forte temos os workflows pré-definidos, permitindo assim de imediato usarmos esta ferramenta de maneira efetiva. Este SGD adapta-se perfeitamente a fluxos documentais não muito elevados devido ao seu interface amigável mas também é flexível o suficiente para albergar grandes quantidades de documentos em vários formatos.

Estudo comparativo - Investigação

Os SGD acessíveis de forma gratuitos são na maior parte das vezes poderosos e podem efetivamente preencher e disponibilizar todas as ferramentas necessárias para ser usado no orgão a implementar. Estes programas estão bem adaptados à esmagadora maioria dos sistemas operativos existentes, abrangendo assim uma vasta gama de utilizadores/instituições independentemente da máquina e do sistema operativo que possuam. Embora uns necessitem de mais complexidade de hardware que outros, todos são passiveis de se usar em qualquer computador atual, uma vez que estes também sofrem naturalmente da evolução constante, que os tornam acessíveis à esmagadora maioria dos utilizadores/instituições. 

No nosso caso em particular, não existe necessidade de hardware ou software de grande complexidade, sendo que o sistema operativo usado é o Microsoft Windows e o computador uma máquina “comum” sem grandes artifícios de ordem técnica ou tecnológica. Assim, o que mais irá distinguir os diversos SGD é a facilidade de utilização, a simplicidade, utilização intuitiva, grau de personalização e flexibilidade. 

Pretende-se que seja uma aplicação que possa ser usada por qualquer utilizador, ou seja, que não haja necessidade de alterações profundas para “acomodar” utilizadores diferentes. A maneira como organizamos e o tipo de regras que podemos usar depende do quanto flexível for a estrutura do SGD. Assim é-nos permitido gerir e criar conteúdo sem nos preocuparmos com pormenores técnicos. 

Qual SGD a usar? Depende das nossas necessidades e contexto, nomeadamente do orgão onde irá ser implementado. Todos estes SGD presentes no nosso estudo são programas sólidos com uma comunidade de desenvolvimento robusta e com enormes funcionalidades que nos irá permitir manter a gestão documental sempre de maneira atual. 

Esta investigação baseou-se em inúmeros requisitos, obrigatórios ou complementares em que um SGD deveria obedecer. Estes requisitos tiveram sempre em conta o órgão onde o mesmo iria ser implementado, a vertente técnica, a tecnologia, a dimensão, a complexidade, o volume informacional, o volume documental, a segurança, os processos e o workflow.

Estudo comparativo - Metodologia

Após a revisão da literatura, procedeu-se à investigação das fontes de informação que melhor se adequam para atingir os objetivos propostos. De seguida procedeu-se à divisão das tarefas pelos membros do grupo e decidiu-se de entre os vários SGD quais os que se deveria estudar e que melhor se adequavam aos objetivos propostos.

Após a escolha dos diversos SGD atribuiu-se a ambos os membros do grupo as aplicações a estudar e cada membro executou a análise e realizou o estudo tendo em conta a lista de requisitos e os critérios de escolha criados de propósito para esta investigação e acrescentou-se outros à medida que o estudo foi decorrendo.

Depois de feita esta análise, por ambos os membros do grupo, procedeu-se à revisão e análise críticas do que cada membro apresentou e discutiu-se entre eles as conclusões dessa investigação. Finalmente escolheu-se o SGD com base nessas conclusões. Na execução disto tudo foi usado o BLOG onde disponibilizámos toda a informação necessária para este projeto.

Estudo comparativo - Objetivos

Com a realização deste estudo comparativo pretendeu-se estudar em pormenor os vários SGD, comparando-os entre si.

Através do desenvolvimento de simulações dos processos existentes no orgão onde o mesmo será implementado nestas várias plataformas a escolha da aplicação a usar é fruto deste estudo comparativo e a decisão justificada de modo a compreendermos o porquê de uma plataforma em detrimento de outra.

É nosso objetivo escolher um SGD que seja efetivamente usável, ou seja, que se possa usar e implementar na realidade tendo em conta todos os critérios exigidos

Estudo comparativo - Introdução

Na sequência da revisão da bibliografia sobre softwares de gestão documental ou SGD como irão ser referidos daqui em diante, deu-se início à próxima etapa deste trabalho investigando e pesquisando vários SGD onde abordou-se os vários aspetos a ter em conta mediante as necessidades do orgão onde o mesmo será implementado

. 

Existem vários SGD disponíveis gratuitamente ou com subscrição comercial na internet. Alguns deles estão disponíveis nas duas versões com diferenças assinaláveis na maioria dos casos. Na sequência deste trabalho teve-se contacto com esses SGD pela primeira vez. 

O objetivo deste estudo comparativo é responder a diversas questões. Qual o mais indicado? Qual o melhor? Qual o mais prático e acessível? Qual o que garante evolução futura? Etc. Ao longo desta etapa do trabalho estudou-se e procedeu-se à comparação das diversas aplicações à nossa disposição e escolheu-se a que se achou a mais adequada aos nossos propósitos e desenvolveu-se o nosso projeto nessa plataforma de maneira a preencher o mais possível todos os requisitos previamente definidos.

Critérios de escolha do SGDW ( Lista Completa )

1- Gráficos
2- Interface
3- Curva de Aprendizagem
4- Capacidade de evolução/up-grade
5- Documentação disponível
6- Facilidade de utilização
7- Nível de Configuração
8- Acessibilidade
9- Versões Gratuitas
10- Versões Comerciais
11- Linguagens Disponíveis
12- Compatibilidade com Windows Office
13- Compatibilidade com Google Docs
14- Interoperabilidade
15- Número de utilizadores
16- Capacidade de armazenamento
17- Popularidade
18- Requerimentos de Hardware
19- Nível de conhecimentos exigidos ao utilizador
20- Longevidade/Durabilidade

Critérios de Escolha do Software ( lista provisória )

1- Gráficos
2- Interface
3- Curva de Aprendizagem
4- Capacidade de evolução/up-grade
5- Documentação disponível
6- Facilidade de utilização
7- Nível de Configuração
8- Acessibilidade
9- Versões Gratuitas
10- Versões Comerciais
11- Linguagens Disponiveis
12- Compatibilidade com Windows Office
13- Compatibilidade com Google docs
14- Interoperabilidade

Software de Gestão Documental gratuito em análise/comparativo

Moredata

Software de Gestão Documental gratuito em análise/comparativo

Alfresco

Software de Gestão Documental gratuito em análise/comparativo

Nuxeo

Software de Gestão Documental gratuíto em análise/comparativo

OpenDocMan

2ª Apresentação

2ª apresentação from mfsmsl

Software de Gestão Documental comercial em Análise/Comparativo

PHC

Software de Gestão Documental gratuitos em análise/comparativo

Logical Doc

Resultados da primeira identificação das necessidades do orgão onde o SGD será implementado

• Identificar a existência do workflow -  não existe nenhum software de gestão de workflow sendo que todos os documentos são geridos manualmente por pastas. Os mesmos são recebidos por e-mail e são manualmente guardados na pasta respondente.

•   Documentos produzidos por pedidos exteriores.

•   Documentos recebidos no âmbito de pedidos de documentação e no âmbito dos processos que estão a ser tratados.

• Função do orgão:  Ajudar serviços na elaboração de documentos.

•  Metodologia para gestão de documentação usada: Pastas - Documentação recebida maioritariamente por email.

• Os pedidos de documentação são feitos exteriormente ao orgão por departamentos da instituição que tenham necessidade do mesmo.

• A quantidade documental não é elevada, sendo até bastante diminuta.

Exemplo de criação de um Workflow usando um SGD

Aspetos a considerar na definição das necessidades do órgão onde o SGD será implementado

• Identificar a existência do workflow 
• Quais os documentos produzidos
• Documentos recebidos
• Circulação de documento
• Fluxograma do departamento/gabinete
•  Quantificar documentação que circula dentro do gabinete e a sua tipologia (digital,papel, etc.)

Software de Gestão Documental comercial em Análise/Comparativo

IDOK

Software de Gestão Documental comerciais em Análise/Comparativo

Mytho

Critérios de um Software de Gestão Documental com Workflow - Complementares

Classificação por areas

relacionamento de documentos

Permissões por tipo de documento

Integração com outros sistemas informáticos

Conversão de documentos

Criação de relatórios

Back up's automáticos

Gestão do ciclo de vida dos documentos

Capacidade de escalabilidade da solução de problemas

Permissão de utilização de filtros Permitir automatizar e definir politicas de retenção Capacidade de criação de sites de projeto Capacidade de criação de wikis Capacidade de criação de blogues Partilha de videos para trabalho colaborativo Integrar gestão de conteúdos com redes  sociais empresariais Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de media social Utilização gratuita Facilidade de utilização  Armazenamento ilimitado Permitir rascunhos Anexação de documentos (ppt, pdf, etc) Anexar folhas de cálculo Criar/ apresentar gráficos Indexação  Conversação em tempo real (chat) Permitir formulários Verificação ortográfica Atualizações automáticas Notificações Pré visualização  Auditoria documental Processamento ótico de imagens Reconhecimento ótico de imagens  Normalização documental Interface intuitivo Flexibilidade  Integração / compatibilidade com ferramentas do Microsoft Office Possibilidade de trabalhar em modo offline Suporte optimizado para a cloud

Critérios de um Software de Gestão Documental com Workflow - Obrigatórios

Criação de documentos

Fluxo pré-definido

Criação de Fluxos de Trabalho Automáticos

Edição de documentos

Guardar documentos

Pesquisas por palavras chave

Iniciar e encerrar sessão

Controle de Versões

Replicação de conteúdos

Oferecer o acesso total aos documentos

Permitir a visualização em qualquer lugar

Permitir a edição em qualquer lugar

Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do mesmo documento

Permitir edição documental de forma colaborativa

Edição de forma assíncrona

Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito

Permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem está partilhado

Impressão de documentos

Digitalização de documentos

Fiabilidade e Desempenho

Software de Gestão Documental comercial em análise/comparativo

MoreDoc

Critérios de um Software de Gestão Documental - Complementares

Permitir automatizar e definir politicas de retenção

Capacidade de criação de sites de projeto

Capacidade de criação de wikis

Capacidade de criação de blogues

Partilha de videos para trabalho colaborativo

Integrar gestão de conteúdos com redes  sociais empresariais

Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais

Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social

Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de media social

Utilização gratuita

Facilidade de utilização

Armazenamento ilimitado

Permitir rascunhos

Anexação de documentos (ppt, pdf, etc)

Anexar folhas de calculo

Criar/ apresentar gráficos

Indexação

Conversação em tempo real (chat)

Permitir formulários

Verificação ortográfica

Actualizações automáticas

Notificações

Pré visualização

Auditoria documental

Processamento ótico de imagens

Reconhecimento ótico de imagens

Normalização documental

Interface intuitivo

Flexibilidade

Integração / compatibilidade com ferramentas do Microsoft office

Possibilidade de trabalhar em modo offline

Suporte optimizado para a cloud

Critérios de um Software de Gestão Documental - Obrigatórios

Criação de documentos

Edição de documentos

Guardar documentos

Pesquisas por palavras chave

Iniciar e encerrar sessão

Controle de Versões

Replicação de conteúdos

Oferecer o acesso total aos documentos

Permitir a visualização em qualquer lugar

Permitir a edição em qualquer lugar

Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do mesmo documento

Permitir edição documental de forma colaborativa

Edição de forma assíncrona

Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito

Permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem está partilhado

Impressão de documentos

Digitalização de documentos

Fiabilidade e Desempenho

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M-Files

Software de Gestão Documental em Análise/Comparativo

FileDoc

Softwares de Gestão Documental comerciais em Análise/Comparativo

ClickDoc

1ª Apresentação

Sistemas de gestão documental com workflow from mfsmsl

Conceitos Básicos

•     Desmaterialização - Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

•     Normalização - de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

•     Indexação - Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

•     Workflow - Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

•     Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.

•     Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Planificação de Projeto

Atividade	Prazos	Observações
Criação do Blogue	26/02	Pelos elementos do grupo
Revisão da Literatura	29/02 – 12/03	•      sistemas de gestão documental e de gestão documental com workflow – Joana •      Software de gestão documental e de gestão documental com workflow – Miguel
Elaboração da apresentação	12/03 – 14/03	Apresentação dia 15/03
Identificação de critérios de um software de gestão documental e de gestão documental com workflow	15/03 – 5/04	Classificar como obrigatórios ou complementares •      SGD - Joana •      SGDW - Miguel
Elaboração e preparação da 2ª apresentação intercalar	5/04 – 11/04	Apresentação dia 12/04
Instalação e parametrização do software	12/04 – 7/05	Pelos elementos do grupo
Definição dos Workflows para os processos do GGQ	12/04 – 07/05	Pelos elementos do grupo
Elaboração da apresentação	07/05 – 09/05	Apresentação dia 10/05
Produção do Manual de instalação e utilização do software	10/05 – 27/05	•      Instalação: tarefas realizadas para a instalação e parametrização e funcionalidades •      Utilização: descrição das funcionalidades possibilitando o apoio e ensino da utilização do software
Elaboração de todos os documentos	27/05 – 06/06	•      Poster •      Artigo cientifico
Organização com os restantes grupos e divulgação perante a comunidade da E.S.E.I.G.	Até dia 8/06
Entrega final e apresentação	08/06