Os SGD acessíveis de forma gratuitos são na maior parte das vezes poderosos e podem efetivamente preencher e disponibilizar todas as ferramentas necessárias para ser usado no orgão a implementar. Estes programas estão bem adaptados à esmagadora maioria dos sistemas operativos existentes, abrangendo assim uma vasta gama de utilizadores/instituições independentemente da máquina e do sistema operativo que possuam. Embora uns necessitem de mais complexidade de hardware que outros, todos são passiveis de se usar em qualquer computador atual, uma vez que estes também sofrem naturalmente da evolução constante, que os tornam acessíveis à esmagadora maioria dos utilizadores/instituições.
No nosso caso em particular, não existe necessidade de hardware ou software de grande complexidade, sendo que o sistema operativo usado é o Microsoft Windows e o computador uma máquina “comum” sem grandes artifícios de ordem técnica ou tecnológica. Assim, o que mais irá distinguir os diversos SGD é a facilidade de utilização, a simplicidade, utilização intuitiva, grau de personalização e flexibilidade.
Pretende-se que seja uma aplicação que possa ser usada por qualquer utilizador, ou seja, que não haja necessidade de alterações profundas para “acomodar” utilizadores diferentes. A maneira como organizamos e o tipo de regras que podemos usar depende do quanto flexível for a estrutura do SGD. Assim é-nos permitido gerir e criar conteúdo sem nos preocuparmos com pormenores técnicos.
Qual SGD a usar? Depende das nossas necessidades e contexto, nomeadamente do orgão onde irá ser implementado. Todos estes SGD presentes no nosso estudo são programas sólidos com uma comunidade de desenvolvimento robusta e com enormes funcionalidades que nos irá permitir manter a gestão documental sempre de maneira atual.
Esta investigação baseou-se em inúmeros requisitos, obrigatórios ou complementares em que um SGD deveria obedecer. Estes requisitos tiveram sempre em conta o órgão onde o mesmo iria ser implementado, a vertente técnica, a tecnologia, a dimensão, a complexidade, o volume informacional, o volume documental, a segurança, os processos e o workflow.
