Instalação do Alfresco
1- Descarregar um dos seguintes ficheiros da aplicação. Existem duas versões do assistente de instalação, utilize a versão adequada ao seu sistema.
alfresco-community-installer-201604-win-x32.exe
alfresco-community-installer-201604-win-x64.exe
2- Fazer duplo-clique no ficheiro descarregado.
3- Na janela de seleção da linguagem escolher a linguagem de instalação. A linguagem por defeito é Inglês. Clicar em OK após a seleção da linguagem.
4- Na janela de preparação do Alfresco Community clicar Seguinte
5- Selecione a linguagem de instalação. Isto indica a linguagem a ser usada durante a restante instalação.
6- Na janela do tipo de instalação selecione como quer usar o assistente de instalação.
Existem dois tipos de instalação no assistente:
Fácil - Instala o Alfresco usando as opções e configurações por defeito. Este tipo de instalação requer apenas dois campos: localização da instalação e palavra-passe do administrador. Use esta opção para instalar o Alfresco com o seu ambiente por defeito.
Avançado – Instala o Alfresco e permite configurar as portas do servidor e as propriedades do serviço. Pode também escolher quais os componentes adicionais a instalar.
Para completar o tipo Fácil:
a) Selecionar Fácil e de seguida clicar em seguinte.
b) Na janela da pasta de instalação, clicar em seguinte para aceitar a localização por defeito.
c) Na janela da palavra-chave do admin, introduza a palavra-chave para o utilizador Administrador (admin).
d) Repita a palavra-chave e clique em seguinte.
e) Clique em seguinte nas restantes janelas do assistente.
f) Clique em finalizar para completar a instalação.
A janela de finalização do assistente de instalação apresenta caixas de seleção para determinar se vemos os ficheiros “Readme”, a página web “getting started ” e também se iniciamos o Alfresco. Por defeito estas opções são selecionadas e irão iniciar-se depois de clicar em “finalizar”. Se não quiser iniciar o Alfresco nesta altura, retirar a seleção na caixa de seleção “Iniciar o Alfresco Commmunity”.
7- Clicar em OK para fechar o “Readme”.
O servidor do Alfresco inicia-se e o Alfresco arranca no Browser.
Pode demorar alguns minutos para iniciar-se o servidor do Alfresco e o arranque no browser que ao abrir tenta conectar-se a http://127.0.0.1:8080/share.
8- Iniciar a sessão com o nome de utilizador admin. Introduzir a palavra-chave indicada na janela de palavra-chave do administrador.
O servidor do Alfresco é iniciado como um serviço do Windows.
Se não iniciou automaticamente o Alfresco no final do assistente de instalação, terá de dar início manualmente a todos os serviços.
Selecione All Programs> Alfresco Community> Alfresco Community Service> Start Alfresco Community Service
9- Para parar o Alfresco deverá finalizar todos os serviços.
Selecione All Programs> Alfresco Community> Alfresco Community Service> Stop Alfresco Community Service
Criar um Site
O Dashboard é a interface básica de interação com o sistema Alfresco. É como se fosse uma mesa de trabalho onde a informação é apresentada e organizada por meio dos Dashlets.
Dashlet é um conjunto de informações agrupadas apresentado no dashboard como uma pequena janela. Os utilizadores podem organizar dashlets em diferentes layouts e configurar teclas de atalho para cada dashlet.
Para criar um site é necessário estar posicionado no seu dashboard. Para garantir isso, clique em Home na barra de ferramentas posicionada no topo esquerdo da página. Para criar um site clique em Create site no painel ou clique no link Create Site posicionado no dashlet My Sites.
Na janela para criação de site devem ser preenchidos alguns campos que serão utilizados na criação de seu novo site.
Name: título do site;
URL Name: uma sugestão do endereço do seu site. Não pode conter espaços nem caracteres especiais.
Visibility: Normalmente seu site tem acesso público (Public), sendo visível por todos os utilizadores, mesmo que eles não estejam associados ao site.
Num site Private o administrador convida os seus membros.
Num site Publico moderado (Moderated) o administrador controla os membros aceitando ou rejeitando os pedidos de adesão.
Normalmente o site tem acesso público (Public), sendo visível por todos os utilizadores, mesmo que eles não estejam associados ao site.
Após preencher as opções para a criação do site clique no botão OK. Um novo site será criado e será posicionado nele. Será o administrador (Manager) de todo o site que criar. No seu dashboard, o novo site será adicionado à lista de sites que aparecem no dashlet intitulado My Sites.
Após preencher as opções para a criação do site clique no botão OK. Um novo site será criado e será posicionado nele. Será o administrador (Manager) de todo o site que você criar. No seu dashboard, o novo site será adicionado à lista de sites que aparecem no dashlet intitulado My Sites.
Configurar/Personalizar um site
O dashboard do seu site apresenta todas as funções e atividades associadas ao seu site principal. Primeiramente certifique-se que esteja num site criado por você. Ele pode ser personalizado pelo proprietário do site através do botão Site configuration options> Customize Site no canto superior direito.
O Alfresco possui o conceito de componentes que você pode adicionar em seu site como uma funcionalidade de personalização. Nesta página você pode modificar o aspeto visual de seu site por meio da seleção de temas no campo Site Theme. Nessa página é possível ainda adicionar ou remover componentes, tais como:
Calendar - Permite agendar e acompanhar os eventos de todos os sites que possui ou dos quais é membro.
Wiki - Permite criar páginas web para um website colaborativo. Alguém que tenha acesso a este site pode contribuir ou modificar o conteúdo utilizando uma linguagem de marcação simplificada.
Discussions - É usado para enviar conteúdos relacionados com um site. Frequentemente possui a forma de questões ou comentários com as respetivas discussões.
Blog - Permite adicionar comentários, descrições de eventos e outros materiais relacionados com o seu site, tais como gráficos ou vídeos.
Links - Permite manter uma liste de links de páginas web relacionados ao site.
Data Lists - Permite criar e gerir listas com informações úteis para as tarefas relacionadas com o site.
Document Library - Permite armazenar e gerir de forma colaborativa qualquer conteúdo relacionado com o site, tal como documentos, arquivos multimédia (fotos ou vídeos) ou gráficos, etc.
Para incluir novos componentes no site arraste os ícones que inicialmente estão na área denominada Available Site Pages para a área Current Site Pages. Esses componentes vão aparecer no menu principal da página. Clique no botão OK para efetivar as alterações.
Personalização do ecrã inicial “Dashboard”e de um site do Alfresco
Inicialmente o seu dashboard possui quatro dashlets apresentados em duas colunas. Para alterar a aparência do seu dashboard, clique em Customize Dashboard no canto superior direito.
Na página denominada Customize User Dashboard é possível alterar o número de colunas de seu dashboard e selecionar e alocar os dashlets nessas colunas.
Clique no botão Change Layout e selecione um novo layout para o seu dashboard.
Clique no botão Add Dashlets para visualizar todos os dashlets disponíveis. Arraste o retângulo onde está escrito o nome do dashlet para a posição desejada nas colunas do seu dashboard.
Para efetivar as alterações realizadas clique no botão OK. Para cancelar as alterações clique no botão Cancel.
A personalização do dashboard do nosso site é efetuada do mesmo modo, apenas mudando o nome do botão para Customize Site Dashboard.
Editar o seu perfil
Na barra de tarefas é apresentado o nome do utilizador. Ao clicar no nome do utilizador é apresentado um menu. Ao clicar na opção My profile é apresentada a User profile page. Clicar em Edit no canto superior direito e vai ter á página para alteração do seu perfil. É possível alterar seus dados de identificação, tais como o seu nome, definir uma foto do utilizador, dados relativos a endereços para contato etc. Para alterar os dados do seu perfil clique no botão Edit Profile. Para alterar sua senha de acesso ao Alfresco, clique em Change Passsword.
Na janela info os dados estão agrupados por assunto:
About: dados básicos de identificação
Photo: Fotografia do utilizador
Contact Information: número de telefone fixo e telemóvel, endereços de email, Skype, etc.
Company Detail: dados da instituição onde trabalha.
Após o preenchimento dos vários campos, clique em Save Changes para efetivar as alterações efetuadas.
Criar utilizadores do Alfresco
Para criar utilizadores do Alfresco deve estar posicionado no dashboard como Administrador. De seguida clique em Admin Tools.
Na janela de Admin Tools existe uma seção para Utilizadores. Clique em Users.
Poderá ver os utilizadores existentes procurando por eles usando a opção Search. Para procurar todos os utilizadores existentes use o caracter %. Uma lista de todos os utilizadores é apresentada.
Pode clicar neles para ver mais detalhes. Pode também editar o seu perfil ou apagar completamente o utilizador do Alfresco.
De volta novamente ao ecrã de utilizadores pode criar novos utilizadores clicando em New User. Insira o Nome, Nome do Utilizador, E-mail e Palavra-chave. De seguida clique em Create User. Se quiser criar mais do que um utilizador clique em Create and Start Another para repetir o processo. Agora, quando fizer uma pesquisa o (s) nome(s) do(s) novo(s) utilizadores(s) aparecerá na listagem.
Convidar utilizadores para o Site
Após criar um novo site, pode convidar pessoas para se tornarem utilizadores do site. No dashboard do seu site clique em Add Users no canto superior direito ou clique em Add Users no dashlet Site members do seu site.
Na seção (1) Search for Users digite todo ou parte do nome de um utilizador Alfresco a convidar para ser membro de seu site e clique no botão Search. Na lista de utilizadores que será apresentada, selecione aquele que deseja convidar clicando no botão Select que aparece no lado direito da descrição do utilizador.
De seguida na seção (2) indique o nível de acesso do utilizador. Existem 4 niveis de acesso. Selecione um nível de acesso. Poderá ver informações sobre cada um dos níveis clicando no botão i do lado direito do botão Set all rules to. Este botão permite se preferir, definir a mesma função para todos os seus convidados por meio da lista que aparece ao clicar nesse botão.
Repita o processo para convidar vários utilizadores. Após ter selecionado o nível de acesso o botão Add Users na seção (3) ficará ativo. Clique neste botão para efetivar o convite. O utilizador será adicionado à lista de utilizadores do site. O convite será enviado para o e-mail do utilizador.
Criar conteúdo no site
Criar conteúdo do seu computador para o Alfresco é simples. Pode carregar um ficheiro ou vários ficheiros de uma só vez. No dashboard do seu site clique em Document Library.
Pode selecionar o ficheiro que quer carregar ou então criar uma nova pasta.
Para criar uma nova pasta clique em Create e selecione Folder. Abre-se uma janela e preencha o Nome, Título e Descrição. Após isto clique em Save.
Quando estiver na localização onde que incluir o ficheiro, por exemplo uma Pasta, tem duas opções. Pode clicar em Upload ou arrastar e largar os ficheiros do computador diretamente para a Document Library do seu site.
Visualizar documentos da biblioteca ( Document Library )
Existem recursos de visualização que permitem que veja um documento diretamente no sistema, sem precisar fazer o download para o computador. Para documentos contendo várias páginas, existem igualmente recursos de navegação que permitem que se visualize todas as páginas. São exibidos detalhes dos documentos e é possível aos membros do site adicionar comentários sobre o item que está sendo visualizado. Existem diversas funcionalidades disponíveis:
1. Estando na Document Library, clique na miniatura do documento para apresentar uma página com detalhes do documento.
No lado esquerdo da página será apresentado o nome do documento selecionado. Acima pode ver informações básicas do documento: pasta onde o documento está armazenado; nome do documento; versão; o utilizador que modificou esse documento pela última vez; data e hora da última modificação.
Um ícone indica o tipo de arquivo desse documento. Quando o documento possui um tipo de arquivo (extensão) não reconhecido, um ícone genérico é mostrado.
Um botão Download posicionado no lado direito do cabeçalho do documento permite fazer uma cópia desse arquivo no computador. Acima do documento aparece três ações:
Favorite: adicionar este documento à sua lista de documentos favoritos.
Like: sinalizar que você “gostou” do documento e apresenta um contador de quantas pessoas gostaram desse documento.
Comment: adicionar comentários ao documento.
Share: Partilhar o documento por meio do envio para um e-mail, para o Facebook, o Twitter ou para o Google+.
O lado direito da página exibe os detalhes do documento, assim como todas as ações que se pode realizar sobre ele. As informações e ações estão agrupadas em seções que podem ser expandidos e recolhidos para que se veja apenas a informação que lhe interessa.
Os comentários (Comments) sobre o documento são apresentados abaixo dele.
Quando um documento possui muitas páginas o sistema fornece um conjunto de botões que permitem visualizar e aceder rapidamente a uma determinada página.
Altere o tamanho como achar necessário utilizando as ferramentas posicionadas acima do documento.
Do lado direito do documento é possível expandir ou esconder as diversas seções para visualizar informações de seu interesse.
Document Actions: apresenta uma lista de ações que podem ser realizadas no documento.
Tags: apresenta uma lista de tags (marcações) associado ao documento.
Share: apresenta o URL da página atual. Selecione e copie este link para partilha-la com outros utilizadores por meio de uma mensagem de e-mail ou por meio de uma mensagem instantânea. Existe a possibilidade também de colar o link em outro site.
Properties: apresenta as propriedades básicas do documento corrente.
Permissions: permite atribuir restrições de acesso especificamente para o documento.
Workflows: apresenta os de fluxos de trabalho a que este documento está incluído. Caso queira inserir o documento em um determinado tipo de Workflow, clique no ícone Start Workflow.
Version History: apresenta os detalhes das versões anteriores desse documento.
Executando ações sobre os documentos (seção Document Actions)
Download - Copia o arquivo para o seu computador.
View in Browser - Apresenta o documento no Browser (Chrome, Firefox, etc).
Edit in Google Docs – Edita o documento usando o Google Docs.
Edit in Microsoft Office – Edita o documento usando o Microsoft Office.
Edit Properties - Altera informações sobre o arquivo (Metadados).
Upload New Version - Permite fazer upload de uma nova versão do documento.
Edit Offline - Realiza um download do documento e o bloqueia no sistema. Só é desbloqueado após realizar a ação Upload New Version.
Copy to... - Permite copiar o documento para outro site e/ou outra pasta.
Move to.. - Move o documento para outro site e/ou outra pasta.
Delete Document - Elimina o documento.
Manage Permission - Permite alterar as permissões desse documento.
Start Workflow - Inicia um workflow.
Manage Aspects - Permite configurar os campos das informações sobre o documento (Metadados).
Change Type – Altera o tipo do documento.
Become Owner – Permite passar a ser-se o “dono” do documento podendo alterar/adicionar restrições de acesso.
Gerir versões de um documento
No Alfresco temos visibilidade total do historial dos nossos ficheiros e podemos nos movimentar pelas diferentes versões dos documentos. Quando adicionamos um ficheiro no Alfresco, ao passarmos o cursor do rato em cima do documento em Document Library, podemos ver apresentado o número da versão.
Podemos também prever o ficheiro e ver o número da versão do documento no canto inferior direito.
De cada vez que o documento é alterado, o número da versão também altera. Por exemplo, pode-se carregar uma nova versão do documento, clicando em Upload New Version e quando o fizer tem a opção de registar como uma alteração pequena ou grande ( Minor Changes ou Major Changes ). Selecione um ficheiro e clique em Upload e verá que o numero da versão foi atualizado.
No canto inferior direito pode ver o historial das várias versões. Existem também opções para fazer o download, upload, ver propriedades e reverter. O historial das versões é registado independentemente do utilizador que fizer as alterações. Qualquer utilizador com o devido nível de acesso pode reverter para qualquer das versões anteriores. Para isso clique no icon de Revert selecionar uma grande ou pequena versão, pode adicionar comentários e depois clicar em OK.
Como criar Workflows ( Tarefas )
No Alfresco podermos criar tarefas e workflows de modo a conseguirmos gerir o que nós ou outros utilizadores necessitam de fazer. Quando nos é atribuída uma tarefa, consegue-se visualiza-la no nosso Dashlet My Tasks ou na página My tasks.
Para criar uma nova tarefa clique em Tasks e de seguida em My Tasks.
De seguida selecione Start Workflow.
Agora selecione o tipo de workflow. Existe um número variado de opções, incluindo vários tipos de revisão e aprovação. Pode atribuir uma nova tarefa a um ou vários utilizadores. Na mensagem deve descrever claramente os requisitos da tarefa. Depois selecione uma data para estabelecer o prazo limite e um tipo de prioridade. A prioridade pode ser, baixa, media ou alta.
De seguida selecione o(s) utilizador(es) a quem a tarefa será atribuída clicando no botão Select imediatamente abaixo de Reviewer. Pode inserir o nome total ou parcial do(s) utilizador(es) e fazer a pesquisa dele(s) e depois de os encontrar clicar no icon + para os selecionar e clique em OK.
Agora, não é obrigatório, mas pode adicionar documentos (items) para liga-los a uma tarefa. Para tarefas de revisão e aprovação, quererá adicionar um documento para ser revisto e aprovado. Simplesmente clique em Add e depois procure o item até o encontrar. Após o ter encontrado clique no icon + para adicionar á tarefa e em seguida clique em OK. Pode também selecionar se envia ou não um e-mail de notificação ao(s) utilizador(es) , para que um e-mail seja enviado automaticamente aos utilizadores de cada vez que uma tarefa lhes é atribuída. No final clique em Start Workflow. Um e-mail será enviado ao(s) utilizador(es) a informar de que uma tarefa lhe(s) foi atribuída.
A tarefa foi atribuída ao utilizador que consegue visualizar no Dashlet My Tasks ou na página My tasks.
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