Conceitos Básicos

•     Desmaterialização - Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

•     Normalização - de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

•     Indexação - Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

•     Workflow - Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

•     Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.

•     Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.