Estudo realizado aos software's

Todos os softwares de gestão documental (SGD) que foram alvo deste estudo, cumpriam a esmagadora maioria dos inúmeros requisitos previamente descriminados durante a fase de investigação. Assim, esta seleção teve em conta os critérios de escolha inumerados após essa fase, com vista a selecionar o SGD que melhor se adequava ao órgão onde o mesmo será implementado.

Os SGD eram vários e alguns bastante distintos entre si no tipo e maneira de gerir as várias fases documentais. Uns eram mais apropriados a grandes empresas com um enorme fluxo documental e bastante caros do ponto de vista comercial, outros eram disponibilizados em versões gratuitas ou comunitárias, mas bastante simples e limitados, pelo que tentou-se obter um equilíbrio entre funcionalidade e economia.

O software PHC ControlDoc por exemplo era bastante completo, mas também bastante complexo, destina-se prioritariamente a grandes organizações com elevado fluxo documental. Além disso, este SGD vinha em forma de módulo para ser usado com o software original PHC, o que o torna bastante caro, uma vez que apenas era disponibilizada a versão comercial. Como principais características destacavam-se a gestão documental completa integrada com o Software PHC, compatível com scanners para transformação rápida de documentos em papel para documentos digitais. Nas gamas Advanced e Enterprise possuía a funcionalidade do workflow organizacional. Acessos pré-definidos para consulta e manipulação dos documentos.

Por outro lado, o software MoreDoc era disponibilizado nas duas versões, comercial e gratuita. No entanto apesar de ser simples e de fácil utilização, foi concebido principalmente para a gestão de expediente das organizações. Destacava-se pela interface web, necessitando apenas de um posto de trabalho com acesso à rede e browser web, arquivo eletrónico de documentos digitalizados, gestão de tarefas e encaminhamento, serviço de expediente, registo de saídas, registo de circulação interna e gestão do plano de classificação. A versão comunitária perdia funcionalidades importantes, tais como associar um dossiê ao documento, gestão de dossiês, gestão de permissões e gestão de entidades.

O M-Files revelou-se um bom sistema de gestão eletrónica de documentos, mas também este direcionado a grandes empresas com ambientes exigentes. Como ponto forte destacou-se a Integração com o Windows. O M-Files está perfeitamente integrado com o Windows Explorer, fornecendo uma interface de utilizador que é instantaneamente familiar a todos e fácil de aprender e usar. O M-Files suporta todos os aplicativos do Windows tais como o Office, Word ou Excel, CAD, soluções de contabilidade, faturação, Stocks, etc. É uma característica importante porque permite que os utilizadores trabalhem de maneira que sempre o fizeram, utilizando os comandos padrão do Windows que já conhecem e utilizam todos os dias, necessitando de pouca, ou nenhuma, formação. Destacou-se ainda por permitir gerir e controlar as versões dos documentos e o seu histórico. Este SGD estava apenas disponível na versão comercial, sendo bastante poderoso, mas também algo oneroso, apesar de a relação preço/qualidade ser boa. No entanto achou-se que este SGD excedia largamente as necessidades do GGQ.

Continuando com SGD comerciais, o ClickDoc é um software direcionado principalmente para a gestão documental de arquivos, bibliotecas e centros de documentação. Os programadores tiveram inclusive em conta as recomendações da DGLAB / TT - Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e da Biblioteca / Torre do Tombo. Este SGD está dividido por diversos “módulos” o que por si só não se revelou prático. Por exemplo, no software de gestão documental não incluía a circulação de documentos, ou seja, o workflow, que teria de ser complementado com o “módulo” especifico. 

O SGD Nuxeo disponibilizado de forma gratuita com opção de subscrição comercial para apoio técnico revelou-se ser poderosa e funcional. No entanto a curva de aprendizagem é algo elevada apesar da grande quantidade de documentação de apoio existente. O Nuxeo é uma plataforma onde se pode criar várias projetos ou aplicações. A instalação apresenta alguns problemas nomeadamente termos de instalar o Visual C++ Redistributable for Visual Studio 2012. Este SGD disponibiliza as principais funções exigidos para o nosso projeto, mas as dificuldades iniciais e o tempo que foi necessário investir para o explorar minimamente foi um ponto muito desfavorável.

 Quanto ao Mytho revelou-se ser um SGD muito complexo, concebido mais uma vez para grandes corporações. Tal como o PHC ControlDoc apenas consegue-se a versão comercial, igualmente dispendiosa uma vez que foi idealizada para poder integrar-se com o software Primavera. Ou seja, é um SGD profissional e excedia largamente os requisitos e as funcionalidades para o nosso caso em particular.

O Filedoc demonstrou grandes semelhanças com o M-Files, partilhando assim das suas vantagens mas também das desvantagens. Concebido para grandes volumes documentais em ambientes exigentes, e com bom aspeto gráfico, o Filedoc é um SGD composto por vários módulos que cumpre, objetivos distintos. Possui um interface amigável e de simples utilização, possibilitando o acesso a partir de qualquer equipamento que possua um browser Internet. Este foi o único SGD que refere e afirma cumprir os requisitos para um sistema de gestão de documentos eletrónicos (MoReq2). Mais uma vez este é um que SGD excede largamente as necessidades por nós exigidas, sendo no entanto bastante completo para grandes empresas com fluxo documental elevado e com necessidade de funções avançadas como leitura de código de barras ou assinatura digital por exemplo.

Quanto ao SGD Idok, este é aparentemente simples e funcional. Com um aspeto gráfico bastante simples e sóbrio mas também bastante completo. No entanto, após algum tempo a explorar este SGD, a sensação que se fica é que falta-lhe intuitividade e também revelou-se mais apropriado a instituições com serviço de expediente, ou seja, registo de documentos, entradas, saídas, faturas, etc. Como ponto negativo que “saltou” de imediato foi o fato de não possuir workflows pré-definidos havendo necessidade de ser criado especificamente pelo utilizador. Esta ferramenta também aparentemente fácil de se usar, mostrou ser difícil e até frustrante uma vez que os “ícones” não respondiam quando se clicava neles. De todos os SGDs pagos este era o mais acessível em termos económicos.

Passando agora para os SGD gratuitos, o LogicalDOC mostrou ser de início algo complexo e difícil de utilizar, mas após algum tempo notou-se alguma intuitividade de utilização. Também concebido para empresas com elevado volume documental, mostrou ser bastante completo, mas na sua versão comercial. De fato existem muitas funcionalidades que se perde na versão gratuita, sendo este um dos pontos negativos principais.

O Opendocman mostrou ser um SGD acessível mas também extremamente simples. O interface é bastante sóbrio e com gráficos básicos, este SGD cumpre os requisitos mínimos mas sem grandes expectativas. Apesar das funcionalidades básicas estarem todas presentes, este SGD mostrou ser algo “simplista” em demasia. Requer no entanto alguma habituação para se tirar partido do software. Este SGD mostrou assim ser um programa que qualquer um pode usar, independentemente do grau de conhecimento do utilizador ou da dimensão da instituição. Existe a possibilidade de adicionar “plugins” que aumentam as funcionalidades do SGD sendo que a maior parte são funcionalidades que requerem pagamento.

Para finalizar este estudo comparativo analisámos o Alfresco. Este SGD mostrou logo de início uma intuitividade bastante superior aos outros programas, um interface simples mas bastante funcional, graficamente agradável e com funcionalidades que iam de encontro às nossas necessidades. Disponível nas versões comunitárias e profissional (MoreData) este SGD vem com vários tutoriais de rápido e fácil acesso. Após algum tempo já o estávamos usando sem grandes dificuldades, revelando uma curva de aprendizagem inicial bastante agradável. Como ponto forte temos os workflows pré-definidos, permitindo assim de imediato usarmos esta ferramenta de maneira efetiva. Este SGD adapta-se perfeitamente a fluxos documentais não muito elevados devido ao seu interface amigável mas também é flexível o suficiente para albergar grandes quantidades de documentos em vários formatos.