Software de Gestão Documental comercial em análise/comparativo

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Critérios de um Software de Gestão Documental - Complementares

Permitir automatizar e definir politicas de retenção

Capacidade de criação de sites de projeto

Capacidade de criação de wikis

Capacidade de criação de blogues

Partilha de videos para trabalho colaborativo

Integrar gestão de conteúdos com redes  sociais empresariais

Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais

Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social

Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de media social

Utilização gratuita

Facilidade de utilização

Armazenamento ilimitado

Permitir rascunhos

Anexação de documentos (ppt, pdf, etc)

Anexar folhas de calculo

Criar/ apresentar gráficos

Indexação

Conversação em tempo real (chat)

Permitir formulários

Verificação ortográfica

Actualizações automáticas

Notificações

Pré visualização

Auditoria documental

Processamento ótico de imagens

Reconhecimento ótico de imagens

Normalização documental

Interface intuitivo

Flexibilidade

Integração / compatibilidade com ferramentas do Microsoft office

Possibilidade de trabalhar em modo offline

Suporte optimizado para a cloud

Critérios de um Software de Gestão Documental - Obrigatórios

Criação de documentos

Edição de documentos

Guardar documentos

Pesquisas por palavras chave

Iniciar e encerrar sessão

Controle de Versões

Replicação de conteúdos

Oferecer o acesso total aos documentos

Permitir a visualização em qualquer lugar

Permitir a edição em qualquer lugar

Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do mesmo documento

Permitir edição documental de forma colaborativa

Edição de forma assíncrona

Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito

Permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem está partilhado

Impressão de documentos

Digitalização de documentos

Fiabilidade e Desempenho

Software de Gestão Documental comerciais em Análise/Comparativo

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Softwares de Gestão Documental comerciais em Análise/Comparativo

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1ª Apresentação

Sistemas de gestão documental com workflow from mfsmsl

Conceitos Básicos

•     Desmaterialização - Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

•     Normalização - de todos os tipos de documentos da empresa, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos.

•     Indexação - Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas potenciando os benefícios dos sistemas de informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

•     Workflow - Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

•     Pesquisa - Motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou atributos, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte.

•     Redução de Custo - a redução de custo advém do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço de arquivo.

Planificação de Projeto

Atividade	Prazos	Observações
Criação do Blogue	26/02	Pelos elementos do grupo
Revisão da Literatura	29/02 – 12/03	•      sistemas de gestão documental e de gestão documental com workflow – Joana •      Software de gestão documental e de gestão documental com workflow – Miguel
Elaboração da apresentação	12/03 – 14/03	Apresentação dia 15/03
Identificação de critérios de um software de gestão documental e de gestão documental com workflow	15/03 – 5/04	Classificar como obrigatórios ou complementares •      SGD - Joana •      SGDW - Miguel
Elaboração e preparação da 2ª apresentação intercalar	5/04 – 11/04	Apresentação dia 12/04
Instalação e parametrização do software	12/04 – 7/05	Pelos elementos do grupo
Definição dos Workflows para os processos do GGQ	12/04 – 07/05	Pelos elementos do grupo
Elaboração da apresentação	07/05 – 09/05	Apresentação dia 10/05
Produção do Manual de instalação e utilização do software	10/05 – 27/05	•      Instalação: tarefas realizadas para a instalação e parametrização e funcionalidades •      Utilização: descrição das funcionalidades possibilitando o apoio e ensino da utilização do software
Elaboração de todos os documentos	27/05 – 06/06	•      Poster •      Artigo cientifico
Organização com os restantes grupos e divulgação perante a comunidade da E.S.E.I.G.	Até dia 8/06
Entrega final e apresentação	08/06

Workflow

Workflow é um termo inglês que significa “fluxo de trabalho”, na tradução para a língua portuguesa.
O conceito do workflow é de uma sequência de passos necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra.

Nessa automação, documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.

A automação do processo de negócio identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o workflow.

O workflow representa uma relação entre tecnologia e processos de negócio, onde cada um induz uma relação com o outro.

A tecnologia do workflow faz a ligação entre a unidade de produção e o escritório, ou da tecnologia à cultura organizacional, e acaba conectando pessoas a processos na organização.

Existem programas informáticos que têm a tarefa de fazer o gerenciamento de Workflow. Esses sistemas são conhecidos como WfMS (Workflow Management Systems), e garantem que os passos que automatizam os processos ocorrem na sequência correta.


A tecnologia do workflow também atua como canal de informação, uma vez que o workflow lida diretamente com pessoas e a sua interação nas organizações.

Fonte: http://www.significados.com.br/workflow/

Gestão Documental com Workflow

A grande maioria das organizações recebe, produz e processa centenas de documentos diariamente. O seu processamento não automatizado importa em custos relacionados com a duplicação, organização, pesquisa e consulta, bem como com a perda de informação e atrasos na execução de tarefas.

Por outro lado, são conhecidos casos de dificuldade em encontrar determinado documento, de falta de resposta atempada a um cliente ou a um assunto importante ou de perda de informação por extravio ou destruição acidental de documentos.

É justamente por estas situações que os sistemas de gestão documental se afirmam, cada vez mais, como instrumentos imprescindíveis de trabalho, ao proporcionarem o registo, a classificação, o acompanhamento e a visualização dos documentos em circulação ou arquivados.

Os sistemas de gestão documental permitem a criação de tarefas automáticas e a geração de alertas, bem como a implementação de mecanismos de controlo de prazos e de indicadores de produtividade e de tempos consumidos com os processos.

As soluções de gestão documental mais avançadas incorporam ainda funcionalidades de workflow, as quais possibilitam definir tarefas, circuitos processuais, processos e despachos tipificados, e, desta forma, a automatização das atividades ou dos processos de negócio.


Neste contexto, não é de admirar que a generalidade das organizações, públicas ou privadas, de pequena, média ou grande dimensão, tenham necessidade de utilizar sistemas de gestão documental e workflow, de modo a tornarem os seus processos de funcionamento mais produtivos e eficientes.

Fonte: http://www.snn.pt/SISTEMAS/Gest%C3%A3o_documental_e_workflow.aspx

Gestão Documental

A partir da II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e da tecnologia, a produção de documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a capacidade de controlo e organização das empresas, que se viram forçadas a procurar soluções para a gestão destes acervos acumulados. A solução para resolver a acumulação de massas documentais, conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da arquivística.

  Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para: 

• Arquivo corrente - é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pela receção, registo, distribuição, expedição e arquivamento dos documentos. 

• Arquivo intermediário - neste momento os documentos não se encontram em uso corrente, e o seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. 

• Arquivo permanente - Tem como função reunir, conservar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que são solicitados, seja para atividades administrativas ou históricas.

SANTOS LOPES, Uberdan dos. - Arquivos e organizações na gestão documental. Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 8/9, p. 118, 2003/2004. 

Revisão da Literatura

A primeira fase do nosso protejo consiste em fazer uma revisão de literatura acerca do tema do nosso projeto.  É uma fase transversal a todo o percurso de investigação e talvez uma das que maiores dificuldades apresenta. 

Esta fase visa a produção de uma boa analise bibliográfica sobre o tema em estudo. 

Teremos de estudar que palavras chave devemos usar para elaborar as pesquisas, de preferência em varias línguas.

Seguidamente temos de efetuar a pesquisa. Para um melhor aproveitamento e veracidade da informação que iremos encontrar iremos usar a B-on, o Google Académico, repositórios institucionais, revistas cientificas, etc.

Teremos então de selecionar de entre os artigos os que mais se adaptam ao que precisamos para a elaboração do nosso projeto.

Depois temos de tratar e organizar a informação recolhida de maneira a torna-la util para nós.