Resultados da primeira identificação das necessidades do orgão onde o SGD será implementado

• Identificar a existência do workflow -  não existe nenhum software de gestão de workflow sendo que todos os documentos são geridos manualmente por pastas. Os mesmos são recebidos por e-mail e são manualmente guardados na pasta respondente.

•   Documentos produzidos por pedidos exteriores.

•   Documentos recebidos no âmbito de pedidos de documentação e no âmbito dos processos que estão a ser tratados.

• Função do orgão:  Ajudar serviços na elaboração de documentos.

•  Metodologia para gestão de documentação usada: Pastas - Documentação recebida maioritariamente por email.

• Os pedidos de documentação são feitos exteriormente ao orgão por departamentos da instituição que tenham necessidade do mesmo.

• A quantidade documental não é elevada, sendo até bastante diminuta.