Após termos analisados vários
programas de gestão documental, escolhemos como software para ser usado no
gabinete de gestão da qualidade da ESEIG o Alfresco. Este SGD destacou-se logo
de início devido à sua elevada intuitividade e interface com aspeto gráfico
simples mas bastante funcional e atrativo. A curva de aprendizagem revelou-se
bastante amigável permitindo tirar partido das várias funcionalidades e opções
de modo descontraído e forma natural.
A opção de se poder usar os workflows
pré-definidos foi uma mais-valia revelada por este SGD e que pesou bastante na
nossa decisão. De fato os workflows pré-definidos são do âmbito de
revisão/aprovação de documentos, o que correspondia às nossas necessidades e
requisitos por nós enumerados durante este estudo.
Sendo este SGD disponibilizado em
edições profissionais e comunitárias, revela uma grande flexibilidade e
longevidade. Juntando a isto o fato de haver uma enorme comunidade de
utilizadores/produtores, torna este SGD ideal para organizações com dimensões
variadas, que vão desde o simples gabinete a uma grande instituição. As
funcionalidades por nós exigidas e obrigatórias, tais como criação/gestão de
versões diferentes dos vários documentos estão presentes e revelaram-se simples
e práticas, podendo a qualquer momento reverter o documento para uma das
versões anteriores ou ver as várias versões dos documentos, uma vez que estes
continuam presentes no repositório documental.
A integração com várias
aplicações do Microsoft Office ou Google Docs é outro ponto forte que
encontramos neste SGD. Temos á nossa disposição a possibilidade de editar/criar
documentos em qualquer uma destas plataformas ou usando o próprio Alfresco
havendo também a possibilidade de o editarmos em modo offline.
Quanto ao nível de
personalização, este SGD permite-nos modificar quase todos os aspetos quer do
interface gráfico como também dos próprios documentos. Editando ou
acrescentando funcionalidades no nosso “painel de controlo” a vários níveis,
mais uma vez esta funcionalidade é de uso simples e intuitivo.
Além de todas estas
funcionalidades o Alfresco permite a inclusão de vários “add-ons” ou seja de
pequenas aplicações que aumentam as funcionalidades ou o modo como a informação
é apresentada. No entanto esta opção mostrou ser bastante difícil de
implementar ou de executar, uma vez que requer seguir uma série de ações que
requerem algum nível de conhecimento que vão para além de um simples
utilizador. Este é um ponto negativo, levando a que seja frustrante tentar
instalar um destes “add-ons”, obrigando a pesquisar por ajuda nos vários fóruns
e tutoriais existentes.
Apesar de ser muito difícil
instalar estas funcionalidades “extras”, o Alfresco cumpre com os requisitos
por nós enumerados de forma relativamente fácil e efetiva. Mostrou ser um SGD
que pode ser usado na prática e de modo eficaz, mostrando ser ao mesmo tempo
poderoso e flexível com inúmeras opções e funcionalidades realmente úteis sem
ser apenas em teoria. Além disso, o acesso simples e fácil aos vários tutoriais,
nomeadamente em formato vídeo, permite que consigamos realizar as mais variadas
operações e aprender outras de modo intuitivo e efetivo.
O Alfresco é assim a nossa
escolha para ser usado no GGQ não só por ser o programa que mais pontos obteve
na nossa tabela do estudo comparativo, mas também porque na prática revelou-se
realmente aplicável e funcional de modo relativamente fácil e intuitivo.
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