A partir da
II Guerra Mundial, com o avanço da ciência e da tecnologia, a produção de
documentos cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a capacidade
de controlo e organização das empresas, que se viram forçadas a procurar
soluções para a gestão destes acervos acumulados. A solução para resolver a
acumulação de massas documentais, conhecidas como arquivos mortos, é um dos
grandes desafios da arquivística.
Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para:
Considera-se então a gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolha para guarda permanente”. Analisando este conceito, pode-se extrair três importantes momentos na gestão documental que são a produção, utilização e avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta determinação deve ser baseada no plano de classificação instituído na empresa, que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em que o documento se encontra, será enviado para:
• Arquivo
corrente - é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste
momento o arquivo responde muitas vezes pela receção, registo, distribuição,
expedição e arquivamento dos documentos.
• Arquivo
intermediário - neste momento os documentos não se encontram em uso corrente, e
o seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente
assegurar a preservação, guardando temporariamente e aguardando o cumprimento
dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado
definitivamente, para fins de prova ou pesquisa.
• Arquivo
permanente - Tem como função reunir, conservar, descrever e facilitar a
consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis
no momento em que são solicitados, seja para atividades administrativas ou
históricas.
SANTOS LOPES, Uberdan dos. - Arquivos e organizações na gestão documental. Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 8/9, p. 118, 2003/2004.
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